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Distrito organiza archivo de Oficina Jurídica

El Distrito organizó el archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica de la Alcaldía de Cartagena.

Gracias a labor realizada por la Oficina Jurídica de la Alcaldía de Cartagena, en cabeza de la abogada Erika Martínez, se logró organizar completamente el archivo de esa importante dependencia, donde buscar un documento era hasta hace poco una odisea.

El “cambio extremo” que se le realizó a este archivo, empezó con la mudanza a un espacio más amplio. Luego vino una labor de limpieza del lugar, y posteriormente la clasificación y organización por año y orden alfabético de los documentos, en estanterías y cajas en mejor estado.

Según Erika Martínez, la desorganización y el desorden en que se encontraba el archivo jurídico se prestaba para situaciones como la pérdida de documentos importantes, e incluso, se presentaban casos en que con cada cambio de Administración, había documentos que se llevaban del archivo o eran desaparecidos porque contenían información, que por alguna razón, se pretendía ocultar.

“A los archivos hay que darles la importancia que se merecen, y con esto lo que buscamos es manejar con transparencia la documentación del Distrito, acorde con el objetivo 6 del Plan de Desarrollo de esta Administración, que es recuperar la confianza de la ciudadanía en el Gobierno”, explicó la funcionaria.

La Jefe de la Oficina Jurídica explicó que otro de los objetivos de esta transformación es crear la cultura de que los documentos generados en las entidades gubernamentales son documentos públicos, que no le pertenecen a los funcionarios, sino al Distrito y a toda la ciudadanía, por tanto deben reposar en los archivos distritales y estar abiertos a la consulta de los ciudadanos, con todas las facilidades.
De igual forma, la funcionaria explicó que la meta que se han trazado en su dependencia es agilizar la entrega de los documentos jurídicos que la ciudadanía o los entes de control soliciten.

El objetivo es pasar de entre 5 y 15 días que demoraba la búsqueda y entrega de los documentos solicitados a la Oficina Jurídica, a sólo unos cuantos minutos.

“Lo que se busca es prestar un buen servicio a los ciudadanos, con respuestas rápidas, en los tiempos que la gente requiere y en unas condiciones óptimas, sin que las personas que trabajan en el archivo o los ciudadanos se vean expuestos a ácaros, hongos o polvo”, aseguró.

De esta forma, el Distrito también le apuesta a cumplir a cabalidad con la Ley General de Archivos y promover la transparencia, que es una de las banderas de esta Administración.
“En la organización, la limpieza y el orden está garantizada la transparencia y el buen servicio al ciudadano, y ese es el paso que queremos dar, queremos tener un archivo de gestión 100% eficiente, que facilite la consulta”, explicó Martínez.
En el proceso aún se están encontrando documentos de años como 2000 y 2001, los cuales son organizados y posteriormente trasladados al Archivo General de la Alcaldía, ubicado en el barrio Torices. Los documentos que deben reposar en el Archivo de Gestión de la Oficina Jurídica son los expedidos desde el año 2006.
Actualización en manejo de archivos
Simultáneamente al proceso desarrollado en la Oficina Jurídica, Las diferentes dependencias de la Alcaldía Mayor de Cartagena se encuentran involucradas en un proceso de actualización en el manejo de archivos, para dar cumplimiento a las nuevas disposiciones sobre el tema, que contemplan entre otros aspectos los tiempos de permanencia de documentos:
• De 0 a 5 años los documentos deben estár en el Archivo de Gestión, que es aquel que se utiliza con frecuencia en la dependencia.
• De 5 a 25 años los archivos se entregan en el Archivo Central, para consultas especiales. Está ubicado en la misma sede del Almacén de la Alcaldía en el barrio Torices.
• Después de 25 años pasan al Archivo Histórico, actualmente en el Palacio de la inquisición, para que se guarde por años y siglos y sirvan de consulta para todos los interesados.

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