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Hablar menos y comunicar más

Un amigo me contaba que todos los días acostumbra a hacer un repaso a las actividades realizadas. Esa noche (cuando hablamos) se sentía frustrado, pues manifestaba que “el día pasó sin ninguna contribución”, estuvo en reuniones en las que había perdido su tiempo. Durante la conversación revisamos los posibles problemas y encontramos que todo se reducía a fallas en el proceso de la comunicación.



La primera falla fue que algunos invitados estaban citados a una hora, mientras otros tenían en su agenda la cita una hora después; por supuesto hubo que esperar un tiempo para que estuvieran todos. ¿Qué sucedió? El mensaje se envío por correo electrónico una semana antes; pero el día anterior - a última hora del día – la reunión se adelantó una hora y se envió nuevamente el mensaje a través del mismo medio pero no todos se enteraron. ¿Qué se debió haber hecho? Confirmar uno a uno personalmente o por teléfono el cambio pues era posible que los invitados no hubieren leído el mensaje.

La segunda falla, la persona que dirigía la reunión duró hablando casi tres horas, -admirable por ese hecho- sin embargo, mi amigo manifestaba frases como: “dijo de todo, pero al final no dijo nada”, “utilizaba términos que no entendí; se nota que sabe”. ¿Qué sucedió? Hablar es un proceso sencillo, mas el proceso de la comunicación no lo es.

En este proceso comunicativo toma mayor importancia la persona que recibe el mensaje (receptor), y en ese sentido, quien transmite el mensaje (emisor) debe asegurarse de utilizar todos los medios posibles para que el otro lo entienda; para tal efecto es aconsejable:

i) definir previamente la agenda de la reunión estableciendo claramente los temas a tratar; en la medida de lo posible envíela junto con la invitación.

ii) utilizar tanto el lenguaje oral como el lenguaje escrito, es más fácil que el receptor entienda la agenda viéndola escrita más que si se le dicen los asuntos a tratar,

iii) ser concreto en el momento de hablar, pues el que más tiempo tiene la palabra y dice lo mismo de diferentes maneras y “se va por las ramas”, no necesariamente es quien logra que el otro entienda el mensaje

iv) utilizar un lenguaje sencillo, el objetivo no es hacer sentir al otro que usted sabe demasiado y es muy culto, el verdadero reto en la comunicación es que el otro capte lo que usted quiere manifestar

v) abordar un tema a la vez, aunque suene obvio entre menos ideas se expongan en un mismo momento, mayor es la posibilidad de que el otro comprenda

vi) respetar el tiempo para abordar toda la agenda, como ya se ha dicho la agenda es el primer paso del proceso, establezca tiempos para cada ítem y respételos.

vii) establecer las prioridades, organice la agenda de tal manera que los puntos más importantes sean realmente el centro de la reunión, es decir al abordarlos al inicio se corre el peligro de que los que lleguen tarde no escuchen y al dejarlo para el final, es posible que por cuestiones de tiempo no se alcance.

viii) escuchar a los otros, para conocer sus opiniones, establecer puntos comunes y recibir retroalimentación.

En conclusión, la comunicación es un proceso que se resume en “pensar en quien escucha”, pues además de que el tiempo es un bien escaso para todos, también es cierto que se debe hablar menos y comunicar más.

*Docente UTB

nhuertas@unitecnologica.edu.co

 

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Comentarios

NO ENTIENDO ESTOS COLUMNISTA

NO ENTIENDO ESTOS COLUMNISTA QUE INTERVIENEN ,EN DIAS PASADO UNO PÚBLICÓ LA CARTA QUE LE ENVIO A SU NOVIA(SEGUN HOY SU MUJER),OTRO LOS APODOS O SOBRENOMBRE DE SUS AMIGOS Y AHORA ESTE,LOS PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN EN SU TRABAJO,ESTO PARA UN PERIODICO CON ALGO DE SERIEDAD NO SE DEBE PUBLICAR, ES MÁS ESTOS ES CONVERTIR AL EL UNIVERSAL EN UN BASURAL,POR TANTA BASURA QUE DICEN.