Protocolo para el éxito profesional

28 de marzo de 2010 12:01 AM

ENVIAR PÁGINA POR CORREO

¿Qué hacer con el celular durante una reunión de trabajo? ¿Se debe hablar de salario durante una entrevista laboral? ¿Qué hacer con los correos electrónicos, o mails- : se deben responder? ¿Cómo evitar miradas “incómodas? ¿Cómo actuar ante una llamada “difícil”? Estas y otras preguntas e inquietudes son las que asaltan a cualquier persona en la actualidad, sobre todo a aquellas que por efecto de la globalización y los adelantos tecnológicos ya no pueden dejar de lado ciertos protocolos. Sobre estos y otros temas hablamos con Lula Kiah, experta en imagen y estilo y directora de The image consulting company (www.ticoco.com). Ella estuvo en Cartagena dictando un seminario a mujeres cartageneras, organizado por el Centro Cultural Entremares, y si bien dirige sus charlas están dirigidas a nivel empresarial, muchas de sus enseñanzas se pueden aplicar a la vida diaria. EL CELULAR Nada más incómodo para llevar a ciertos lugares que el celular. Para muchas mujeres, por ejemplo, este aparato que si bien ha acortado distancias y facilitado la vida, se convierte en un problema, sobre todo cuando va a dar al fondo del bolso y donde queda arropado con todos los “elementos” que suelen cargas las féminas en sus carteras. Sobre cómo y cuando usar el celular, Lula Kiah recomienda: * No deje el celular sobre la mesa, * Si está en una cena, póngalo en una silla, pero en silencio, si está esperando una llamada. * Si está esperando una llamada de emergencia, avise antes a sus compañeros de mesa. * Si no puede dejar de contestar la llamada, salga de la sala. * Tenga el celular en un sitio accesible, consejo que está encaminado más a las mujeres cuando éstas lo guardan en el bolso. * Trate de que sus conversaciones sean privadas. * Nunca lleve el celular a una junta de trabajo. * Jamás se debe hablar en lugares públicos. LOS MAILS Otro adelanto tecnológico que también tiene ya su protocolo son los correos electrónicos, sobre todo cuando éstos forman parte del trabajo en la oficina. Algunas las normas que ahora rigen a este medio de comunicación son: • Siempre se debe indicar el asunto del correo. • El mail debe ser corto, claro y con un lenguaje profesional. • Debe ir estructurado de tal forma que las ideas vayan en párrafos. • El asunto más importante debe ir arriba. • Hay que firmarlos con los datos completos: nombre, teléfonos. • Absténgase de estar enviando chistes, cadenas. • Recuerde que el correo es propiedad de la empresa. Tenga por separado su correo personal. •Recuerde siempre reflejar su amabilidad en lo que escriba. • Jamás de deben escribir frases en mayúsculas. Es como si usted estuviera gritando. • Absténgase de usar caritas felices y demás elementos que distraigan la atención de su correo. ETIQUETA EN EL TELÉFONO Contestar el teléfono tampoco está ajeno a cierras normas de protocolo. Aquí Lula Kiah recomienda algunas: • Conteste antes de la tercera timbrada. • Sonría mientras habla por teléfono. Eso crea conexión con la persona que está llamando. • Si responde una llamada que no era para usted, pregúntela a su interlocutor si quiere dejar el nombre y su teléfono. • Si usted es el que llama, deje un mensaje breve, con su nombre completo en la contestadota de la persona a la que llamó. • Usted tiene 48 horas para devolver la llamada. • No coma mientras habla por teléfono. • Utilice siempre frases de seguimiento, como ajá. LLAMADAS DIFÍCILES ¿Quién que trabaje en una empresa no ha recibido alguna vez una de esas llamadas consideradas difíciles? Para esto también hay recomendaciones: • Conserve la calma, use un tono pacífico. • Si habla con calma, recoge calma. • Si la persona comienza a usar palabras groseras, déjela que hable para que se le salgan todas sus frustraciones. • Cuando lo deje hablar, repítale el problema para que se sienta escuchada. Eso tiende a calmarla. • Si puede soluciónele el problema. • De todos modos recuerde que a la empresa hay que respetarla. ENTREVISTA DE TRABAJO Una de los aspectos de la vida que más llena de incógnitas y temor a la persona es una entrevista de trabajo, por todo lo que ello implica. De allí la importancia de la primera impresión. Para causar una buena o mala impresión sólo se necesitan siete segundos. “La fuerza de las primeras impresiones es algo que puede funcionar tanto a favor como en contra. Una vez que se ha causado una mala impresión es difícil superarla. En cambio, las buenas impresiones ayudan a fundar credibilidad”, dice Lula Kiah. Bill Gates, por ejemplo, acostumbraba a invitar a sus potenciales empleados a comer para mirar sus modales, la forma en que trataban al mesero. Lula Kiah hace las siguientes recomendaciones: • Antes de asistir a la entrevista, lea sobre la empresa. • Llegue puntualmente. • Es importante conocer el nombre de la persona que lo va a entrevistar. • Siempre lleve una hoja de vida extra. En algunas empresas, hay más de una persona que hacen las entrevistas. • Jamás se debe llevar el celular prendido. • Lleve siempre libre la mano derecha para saludar (Jamás las manos en el bolso o los bolsillos. El saludo debe ser firme, sin apretar la mano. • El apretón de manos debe durar dos o tres segundos • Nunca hable de salario en la primera entrevista. • Si el entrevistador insiste en preguntarle sobre sueldo, lo mejor es que le dé un rango de salario. • Que el entrevistador lo encuentre de pie. • Mantenga el contacto visual cuando hable con el entrevistador. Esto sólo debe durar de 1 a 7 segundos y voltear la mirada a otro lado. • No hacer gestos que muestren nerviosismo, como limpiar la garganta, tocar el cabello, tronarse los dedos. • Siéntese derecho con los pies bien plantados en el suelo, los glúteos pegados a la silla y las manos relajadas. • Despídase con seguridad, haciendo contacto visual, desplegando una sonrisa amable y dando un apretón de manos. • Después de la entrevista envíele al entrevistador un correo electrónico (mail), dándole las gracias por su tiempo. VESTIDO Otro elemento importante en una entrevista de trabajo es la forma de vestir, elemento que deben tener en cuenta las mujeres, sobre todo, aunque para esto no hay diferencia entre hombres y mujeres. Para esto recuerde que: • El vestido debe ser sobrio no sexy. Vestir de forma provocativa puede conducir a que la gente no lo tome en forma seria. • Esto quiere decir que si es mujer no debe ir en minifalda, sino con vestido o faldas con mínimo d os centímetros por arriba de la rodilla. “Entre más piel se muestre, menos profesionalismo de refleja”, dice Lula Kiah. • Los accesorios deber ser mínimos. Pulseras que hacen ruido y aretes muy largos, quitan credibilidad. •El maquillaje debe ser discreto. SABÍA QUE: ¿Sabía que entregar una tarjeta de presentación también tiene su propio protocolo? Tenga en cuenta que si está en una junta o reunión, ésta se debe entregar antes de comenzar ésta y siempre se entrega de frente. Una vez recibida, hay que guardarla en un lugar digno, no dejarla tirada en la mesa. En culturas como la japonesa, la tarjeta hay que guardarla en un lugar cercano al corazón.

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