Política


Plan para evitar sanción del Archivo General contra el Distrito

El secretario General del Distrito rindió informe ante el Concejo. Uno de los temas fueron los problemas en el Archivo.

WILSON MORALES GUTIÉRREZ

11 de junio de 2021 10:00 AM

Fueron dos sesiones en el Concejo las que requirió el secretario General del Distrito, Luis Enrique Roa Merchán, para dar cuenta ante el cabildo distrital de la gestión de esa dependencia.

Aspectos como el sistema de archivo, mantenimiento de cementerios distritales, recursos conseguidos a través de la oficina de Cooperación Internacional, entre otros, fueron algunos de los aspectos que se trataron.

Sin embargo, uno de los temas que llamó la atención fue el relacionado con el Archivo del Distrito. El concejal Carlos Barrios recordó que el Archivo General de Nación tiene una orden perentoria contra la Alcaldía de Cartagena, consistente en una sanción.

“Yo pensé que se iba socializar el proyecto correspondiente al plan de mejoramiento para darle solución a este problema que tiene al Distrito al borde de una sanción. En el tema de gestión documental hoy está rajado. El Distrito no publica los actos administrativos en tiempo real como dice la norma”, dijo Barrios.

Este pidió al secretario General del Distrito que indicara cuál fue el plan de acción que se presentó ante el Archivo General de la Nación para superar la situación.

“Es preciso saber esto porque este es un proyecto que vale más de 4 mil millones de pesos”, expuso el cabildante.

A su turno, el concejal Lúder Ariza pidió al secretario General cumplir, por lo menos, el 70% de las metas en la mencionada dependencia para poder acatar la orden del Archivo General y evitar la sanción.

Para hablar de esta situación, el secretario General dio paso a Norma Román, funcionaria encargada del Archivo del Distrito, quien explicó cómo va el plan de acción para evitar que se aplique la sanción.

“En marzo de este año asistimos a una mesa de trabajo en el Archivo General de la Nación solicitada por nosotros para explicar los avances en el 2021, teniendo en cuenta la resolución de apertura del proceso sancionatorio, y el corte era al 2019. Fuimos y presentamos el informe de avance del 2020 y parte del 2021 y el plan de acción consolidado con compromisos para cumplir con el resto de hallazgos de la orden perentoria. En esa visita se mostró un cuadro de análisis de los metros lineales de documentos que tenemos tanto en Archivo como en el de gestión, y los avances que hay frente a los instrumentos archivísticos que se requieren, como son el programa de gestión documental y la actualización de las tablas de retención documental, al igual que los dos planes que conforman el sistema integrado de conservación”, explicó la funcionaria.

Esta agregó: “En esa visita logramos hablar con el director del Archivo General, que dice que no tiene la intención de sancionar a entidades, sino que hace un llamado para que se le dediquen recursos para poder cumplir, y que efectivamente la sanción no se haría efectiva. Dijo que quedábamos en una etapa de control, en la cual en la oficina de control interno íbamos a estar enviando los informes de avance, después del último corte, que es el 15 de mayo del 2021, donde se presenta el último informe del plan de mejoramiento archivístico.

“Hoy hemos avanzado en la cuestión del sistema integrado de conservación, que ya hoy tenemos aprobado por el comité interinstitucional de gestión y desempeño del plan de conservación documental; tenemos aprobado el plan institucional de archivo, que también hace parte de los instrumentos archivísticos. Ya hemos contratado la actualización del programa de gestión documental, que es otro de los hallazgos. En cuanto al avance de metros lineales, en este momento el Archivo central tiene el 88% de la meta total y el resto de dependencias paulatinamente han ido avanzando”.

La funcionaria también señaló que de los metros lineales de archivos consolidados, llevan un 40% de avance y que están haciendo un acompañamiento a las distintas secretarías con asistencia técnica y capacitaciones, para así superar la orden perentoria y evitar la sanción contra el Distrito.

“El compromiso es que al finalizar esta vigencia hayamos superado el PGD (Programa de Gestión Documental), que en pocos meses vamos a tener y ese sería un hallazgo superado; y el programa de conservación documental, que se viene implementando con capacitaciones y fumigaciones que se hacen en el archivo central, y los metros lineales de los documentos en nuestros archivos de gestión, que es lo que más nos interesa. Hoy he recibido transferencia de documentos de tres secretarías, eso significa que ya están haciendo su trabajo y están comenzando a transferirnos para ir bajando el volumen que se tiene. En este año hemos tenido un presupuesto de $900 millones, que han alcanzado para cumplir con los metros lineales y con la contratación del personal técnico. Con esta plata se contrató el PGD, que se entregará en unos dos meses, y la actualización de las tablas de retención, que cuestan unos $450 millones, para comenzar a implementar nuestras tablas de retención documental”, explicó la servidora.