Revista viernes


Cómo prevenir fraudes en las empresas

El control interno es la principal herramienta que tiene un empresario para evitar desfalcos, empezando desde adentro y siguiendo con las relaciones financieras con terceros.

HEIDI LLANES

29 de julio de 2021 03:39 PM

Las organizaciones deben trabajar en todos sus procesos con herramientas que permitan prevenir faltas por parte de su personal o terceros y que a su vez las mismas deriven en detrimento de la empresa.

Mantener una empresa libre del fantasma del fraude es una misión que requiere de medidas eficaces para salvaguardar sus activos y su seguridad, lo que siempre dependerá de procedimientos que aseguren que la información llegue a la contabilidad y sea fácilmente elegible para el empresario al momento de tomar decisiones, igualmente para los entes de control y también para la toma de decisiones al establecer controles internos, indica el contador público Iván Jiménez.

El control interno es la principal herramienta que tiene un empresario para evitar desfalcos, empezando desde adentro y siguiendo con las relaciones financieras con terceros, llámese clientes, proveedores o usuarios del sistema financiero o comercial que se utilice.

La primera medida a tener en cuenta para evitar fraudes tiene que ver con los controles que se ejerzan, estos deben ser viables en cuanto a costo-beneficio, estos pueden ser previos o posteriores, dependiendo de las actividades y el objeto social de cada empresa.

Al hablar de controles, es menester aclarar que para los mismos el empresario debe estar apoyado en un buen sistema contable, el cual le va a permitir posibles fraudes en su operación, advierte Iván Jiménez.

Puntos clave

Fijar controles en el manejo de los principales recursos de la empresa, unos con mayor intensidad que otros. Por más intensos se entienden aquellos que se han de implementar en áreas con volatilidad financiera, es decir, manejo de efectivos y sus equivalentes.

En esta parte se debe mantener tanto un buen registro para dejar evidencia, como un control de supervisión en cada una de las actividades que van a llevar a cabo dentro de sí, manejo de efectivo, que no sólo representa papel moneda, en la actualidad también refiere a transacciones virtuales de tipo financiero. Aquí también debe existir un control y se llevará a cabo de la siguiente forma:

1. Que las transacciones sean rastreables en la contabilidad.

2. Mensualmente se debe hacer una conciliación de los saldos que están en contabilidad, contra los extractos bancarios.

3. Los estados financieros deben ser evaluados mensualmente, porque allí se encuentra la guía de la verdadera situación económica del negocio, dando visión sobre posibles fugas, tanto en el deterioro de los activos como pérdida de los mismos.

Controles

De acuerdo a la actividad económica que se lleve a cabo, el empresario debe fijar controles, indica el contador y para esto lo trata por sectores específicos.

Sector comercial: Por ser uno de los más amplios, donde se compra, vende o intercambia productos, los controles deben ser más rigurosos, reportando adecuadamente las transacciones a la contabilidad y luego evaluando su efecto en los estados financieros.

Sector de servicios: Aquí el control se ejerce internamente en el manejo del tiempo de los empleados. Evaluando la satisfacción del cliente es la mejor manera de optimización de la mano de obra.

Sector manufactura: La situación es más compleja, se requiere control de inventario en materia prima, como mano de obra. Los controles para evitar fraudes se establecen en la segregación de funciones, siempre debe haber quien ejecute y quien supervise; cada uno dejando constancia de su trabajo y más allá de eso, una evaluación mensual de todos los procesos.

El mayor control para evitar fraudes se fundamenta en la rigurosidad que el mismo empresario le otorgue a su negocio, dejando ese manejo en manos expertas y evitando volver la entrada y salida de recursos en dinero de bolsillo.