Los eventos que a diario se realizaban quedaron en espera. Esta es una más de las consecuencias de la pandemia por Covid-19 que está azotando al mundo y mientras se espera una anhelada nueva normalidad, las soluciones no se hacen esperar y la innovación y creatividad siguen haciendo acopio para cumplir.
Según la Asociación Colombiana de Profesionales en Eventos Asocolwep, Colombia realizaba en promedio 1.800 eventos sociales corporativos y culturales semanalmente previo a la emergencia. Actualmente, el sector dedicado al turismo hace una reapertura gradual en la que se harán diferentes cambios de hábitos en el comportamiento de los usuarios en eventos empresariales y comerciales con el fin de garantizar los protocolos de seguridad establecidos.
Los eventos híbridos son una alternativa que suprime las distancias físicas, optimiza tiempos y reduce la inversión de recursos económicos mediante herramientas innovadoras y acciones virtuales que logran cuantificar el retorno de la inversión.
La implementación de eventos híbridos tiene elementos como transmisiones desde puntos físicos, inmersión por medio de experiencias participativas y exhibiciones comerciales digitales que pueden ser implementados en diferentes actores del sector incluyendo tour operadores, cadenas hoteleras y el cliente final.
Este tipo de eventos permite optimizar presupuestos, facilitar el desarrollo de estrategias 360 que involucran canales presenciales y digitales en campañas de expectativa, aumentar el área geográfica y el número de asistentes en los eventos, fortalecer estrategias de Big Data para ofrecer experiencias cada vez más personalizadas, al fin al cabo uno de los principales propósitos del sector turístico es garantizar una comunicación que promueva experiencias memorables, emotivas, multisensoriales y significativas.
Las empresas de turismo pueden construir experiencias cada vez más enriquecidas a través de fotografía, video y tecnologías inmersivas como recorridos 360 con dispositivos VR, simulaciones, uso de hologramas para enriquecer el material de apoyo de los speakers.
Es posible transportar a las personas a cualquier lugar desde casa, mediante inmersiones a través de recorridos virtuales 360, mundos virtuales en 3D, en compañía de componentes sensoriales como experience box, con elementos representativos que apelen a otros sentidos como olores, sabores y texturas que le permitan al participante acercarse más a la cultura y tradiciones de cada lugar o marca a promocionar.
De igual forma, en caso de requerir sorteos durante el evento, es posible ejecutar juegos y concursos digitales que funcionan igual a los eventos presenciales, varía en su manera de entrega remota.
“El secreto del éxito de un evento híbrido es que el asistente virtual sienta que cambió de locación y está viviendo un mix entre lo físico y lo digital, en donde participa de una transmisión muy dinámica desde escenografías de alto impacto, mini sets de grabación, o incluso transmisiones desde otros espacios permitiendo recrear experiencias culturales” comenta Alfonso Rebolledo, director de Integra Producción y Logística.
Estas son algunas de las recomendaciones para realizar un evento híbrido en turismo y cultura exitoso:
• Plantear y ejecutar diseño de calidad.
• Hacer buen uso de aplicaciones.
• Realizar transmisiones desde escenografías, mini sets y espacios al aire libre.
• Tener presente los detalles paso a paso de las experiencias inmersivas.
• Ser disruptivo desde lo físico hasta lo digital.
• Contar con los protocolos de bioseguridad como distanciamiento social, constante lavado de manos, señalización, uso de tapabocas según la ley, toma de temperatura, entre otros.
• Cumplir con rigor la capacidad permitida en esta fase de distanciamiento selectivo con eventos hasta de 50 personas, en preferencia en entornos al aire libre y en entornos naturales.
• Encuestas digitales de satisfacción al terminar un evento para evaluar y mejorar en los eventos posteriores.
“Para el sector de turismo es indispensable iniciar un proceso de conversión a la reapertura mediante la construcción experiencias multisensoriales y significativas con un sólido concepto creativo que relata historias a nivel visual de alta calidad con el fin de obtener buenos resultados y eventos de alto performance” finaliza el funcionario.
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