Solo a partir del 1 de agosto próximo empezará a regir la obligatoriedad de emisión de nómina electrónica en el país.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) amplió los plazos para los diferentes grupos que deben cumplir con esa disposición. El 1 de agosto estará lista la habilitación en el servicio de nómina electrónica de todos los grupos.
Por grupos, el calendario es el siguiente:
- El Grupo 1 -empresas de más de 250 empleados- será el 1 de septiembre.
- El Grupo 2 -empresas de más de 100 y menos de 250 empleados- será el 1 de octubre de este año.
- El Grupo 3 -empresas de entre 11 y 100 empleados- debe iniciar la generación de documentos el 1 de noviembre.
- El Grupo 4 -empresas de hasta 10 empleados- tendrá como fecha límite de inicio el 1 de diciembre.
De acuerdo con la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.
El objetivo de este aplazamiento es facilitar al máximo la adaptación a este nuevo sistema, reveló Alberto Redondo, CMO de Seres para Iberia y Latam.
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La solución desarrollada por el operador de servicios genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la Dian, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013. Una vez que la Dian recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la Dian”. Con la validación obtenida, la solución del operador autorizado integra el mensaje de la Dian en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas a los empleados.
La solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido.
Para Digital Ware, un proveedor de soluciones empresariales para gestión con software de nómina, estos son los puntos importantes para lograr una implementación exitosa de una nómina electrónica:
1. La implementación no es un proceso engorroso, pero sí es necesario contar con un proveedor tecnológico que tenga experiencia con el modelo de factura electrónica.
2. Es indispensable cerciorarse de que quien le suministra el soporte tecnológico tenga alianza con operadores certificados y autorizados por la Dian.
3. Podrá hacer uso de la firma electrónica, sin embargo, algunos operadores dan la opción de usar aquella que viene con sus servicios para facilitar el proceso.
4. Los reportes de Nómina Electrónica tienen que ver con todos los conceptos que se deriven de una relación laboral devengos y deducciones.