Debido a los procesos de fiscalización las empresas del país implementan estrategias para reducir los desgastes a los departamentos de talento humano, áreas de contabilidad y de gestión documental; lo que lleva a pensar en soluciones eficaces porque la prioridad de los empresarios radica en evitar adicionalmente deudas millonarias por la dificultad en el envío de la información.
Lo primero que se evidencia es que los procesos de fiscalización se fundamentan en tres fuentes: a) Nómina; b) Contabilidad (Balance General y Cuentas Contables al máximo nivel para establecer el beneficiario final); y c) Planillas Integradas de Liquidación de Aportes; claro está que al revisar el magnífico Acuerdo 1035 de 2015 expedido por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) brilla por su ausencia nuestro literal C, pero vale aclarar que la UGPP de conformidad con el Decreto 019 de 2012 artículo 9 (Ley Antitrámites) solicita las Planillas Integradas de Liquidación de Aportes directamente al Ministerio de Salud y Protección Social.
El análisis inicial debe basarse en el tiempo, es decir, la comparación de las tres fuentes debe iniciarse en las fechas en que se paga la obligación o se realiza el cierre, por lo que el cierre contable es mensual para establecer el detalle de las cuentas; asimismo, la obligación del pago de aportes al Sistema de Protección Social se hace mensual según la fecha que establezca el Decreto 1670 de 2007 para cada empresa; y justo al revisar la nómina se encuentra una variedad de formas de pago, las cuales pueden ser catorcenales (caso típico del sector de la construcción), quincenales (un alto porcentaje de empresas), o mensuales, por nombrar modalidades permitidas bajo la libertad contractual respaldada por el Código Sustantivo del Trabajo.
Sin embargo, esta diversidad de modalidades de pago de salario es la primera medida de extinción que toman las empresas, es decir, los empresarios con justificación consideran más fácil remitir la información a la UGPP en los procesos de fiscalización cuando reciben un requerimiento de información si existe homogeneidad en que las nóminas tengan un corte mensual, lo que además permite más coherencia con la información contable en los auxiliares al máximo nivel y sin dudas permite una inclusión más precisa de las novedades que afectan el pago de aportes al sistema de protección social.
No deben alarmarse los trabajadores cuando su empresa cambia la modalidad del pago de salario, ejemplo “que no será más quincenal y que pasará a ser mensual”, lo más seguro es que la empresa fue sujeto de fiscalización de la UGPP y toma medidas para evitar graves consecuencias.
Recordemos, estas políticas no son para beneficiar a trabajadores ni a empleadores.
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