Contabilidad


Con la nómina electrónica, Colombia camina hacia la digitalización

Esta modalidad de registro comenzará a implementarse en el país a finales de marzo. Gracias a ella, las compañías y el Estado ahorrarán tiempo, papeleo y trámites.

MARTÍN CARVAJAL CHAMORRO

01 de febrero de 2021 12:00 AM

Con la Resolución 000013 de 2021, la nómina electrónica quedó regulada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). A partir del 31 de marzo empezará a correr el tiempo para que las empresas la implementen, esto según su fecha de conformación y el número de empleados contratados. Con este mecanismo, los negocios podrán agilizar el proceso de compilar y entregar la información relacionada con el pago de sus empleados. (Le puede interesar: La nómina electrónica llegará en segundo trimestre de 2021).

¿Qué es?

Es exactamente lo mismo que la nómina que venía implementándose desde antes: un documento donde los empleadores, sean personas jurídicas o naturales, dan cuenta de todo lo que invierten pagándole a los trabajadores de la empresa, tanto salarios como abonos, solo que en un formato digital encriptado que debe enviarse a la DIAN. Las cifras también deben incluir el monto invertido en seguridad social, la información relacionada con los pensionados, los pagos y bonificaciones en cuenta (es decir, las que aún no se hayan consignado a los empleados).

El archivo no podrá ser realizado con cualquier software, sino a través de un programa autorizado por la entidad, que funcione bajo los mismos parámetros y categorías y esté integrado directamente con la herramienta del organismo estatal. El programa en cuestión podrá ser implementado por los mismos ingenieros de la empresa en cuestión o a través de ayuda externa especializada.

¿Quiénes están obligados a implementarla?

Todas aquellas personas naturales o jurídicas que hayan vinculado empleados mediante contratos de trabajo y declaren renta, independientemente de que tengan una o 2 mil personas bajo su mando.

¿Cuándo podrán hacerlo?

Las fechas ya fueron definidas por la DIAN. Entre menos personal contratado tenga una empresa, más tiempo se le dará para implementar la nómina electrónica. Los límites serán los siguientes: 1) más de 251 empleados, hasta el 1 de julio de 2021; 2) entre 101 y 250, hasta el 1 de agosto; 3) entre 11 y 100, hasta septiembre; 4) entre 4 y 10, hasta octubre; 5) entre 2 y 3, hasta noviembre y, por último, 6) 1 solo, hasta diciembre.

“La mayoría de las empresas pequeñas, que tienden a ser negocios de familia, no poseen el capital necesario para invertir en programas informáticos como los que requiere el Estado, por eso se les da más tiempo”, comenta Adalberto Luis Castro Abuabara, contador de la firma De la Vega Asociados Asprun & Cía.

¿Qué beneficios traerá?

“Para los contadores, la implementación de la nómina electrónica debe traducirse, en el corto plazo, en la simplificación de muchos procesos ante la DIAN, siempre y cuando la administración cumpla con una de sus promesas de eliminar el envío de la información exógena; es decir la reducción en costos y tiempo de todo aquello que implica el papeleo. Otro de los principales objetivos es tener la información sobre la nómina actualizada en tiempo real”, afirma el contador Adalberto Castro.

El especialista resalta que este mecanismos hace parte de un esfuerzo del Estado para “entrar en el proceso de sistematizar y digitalizar las empresas. Mucha entidades públicas también han comenzado a implementar trámites en línea y la DIAN no es la excepción. El caso más reciente es la facturación electrónica. Que entró en vigencia desde su último plazo, el 1 de noviembre del año 2020, para todas las personas naturales y jurídicas”.

Sin embargo, la facturación electrónica también es ilustrativa de los obstáculos que aún existen para que la integración digital se complete. Alrededor de 22 mil empresas ya la poseen, pero aún faltan más de 2 mil. “El proceso fue tan lento al principio que hubo que extender el plazo varias veces desde que comenzó en el 2018”, puntualiza Adalberto Castro (Lea también: Factura electrónica, más de lo proyectado: DIAN).

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